専任媒介の法定業務とレインズ登録の期限管理
専任媒介契約ごとに、レインズへの登録期限、登録証明書の交付、売主への業務処理状況の報告、取引状況の変更期限を管理します。報告書の下書きは AI が作り、レインズの操作と報告書の送付は担当者が行います。
現在の課題
専任媒介契約を結ぶと、レインズへの登録（専任媒介は 7 日以内、専属専任媒介は 5 日以内。休業日を除く）、登録証明書の売主への交付、売主への業務処理状況の報告（専任媒介は 2 週間に 1 回以上、専属専任媒介は 1 週間に 1 回以上）が必要です。書面による購入申込みを受けたときなどは、取引状況の変更を翌日から 2 日以内（休業日を除く）に行います。契約が増えるほど、期限の管理と報告書の作成が担当者任せになり、漏れが起きやすくなります。
Kitewell でのワークフロー
- 顧客管理システムから、新しい専任媒介契約と、購入申込みの受領などの記録を取得自動
- 休業日を除いて、レインズへの登録期限と売主への報告予定日を計算自動
- 担当者がレインズに登録し、登録番号と登録証明書を入力人の作業
- 反響・問い合わせ・内見の記録から、売主への業務報告書の下書きを AI が作成AI判定
- 担当者が報告書を確認して、売主への送付を承認承認
- 登録期限や取引状況の変更期限が近い契約を担当者に通知自動
AI が担うこと
反響の件数、問い合わせの内容、内見の感想をもとに、売主への業務処理状況の報告書を下書きします。報告に使った記録は引用して示します。
人が判断すること
レインズの利用規程ではツールによるアクセスが認められていないため、レインズへの登録と取引状況の変更は担当者が行います。報告書は担当者が確認してから売主に送ります。
PoC で確かめること
- 顧客管理システムから、媒介契約と反響・内見の記録を取得できるか
- 休業日を除いた期限の計算が、社内の運用と合っているか
- 報告書の下書きの品質と、担当者が修正する割合