メールで届く注文書（Excel）の読み取りと受注登録
取引先ごとに書式の違う Excel の注文書を AI が読み取り、商品マスタと照合してから販売管理システムに登録します。マスタと合わない注文は担当者が確認します。
現在の課題
取引先からの注文書は Excel でメールに添付されて届きますが、書式は取引先ごとにばらばらです。担当者が 1 通ずつ開いて品番と数量を読み、販売管理システムに入力しています。RPA では書式ごとにシナリオが必要で、取引先が増えるたびに作り直しになります。
Kitewell でのワークフロー
- 受信トレイで注文書の付いたメールを見つけ、添付の Excel を保存メール
- 書式の違う注文書から、取引先・品番・数量・納期を AI が読み取るAI判定
- 品番と単価を商品マスタ（Excel）と照合し、合わない注文に印を付ける自動
- マスタと合わない注文を担当者が確認し、登録してよいかを判断承認
- 販売管理システムの画面で受注を登録Web操作
- 受注番号を添えて取引先に受付の返信を送り、メールを処理済みに移すメール
AI が担うこと
セルの位置や見出しの書き方が取引先ごとに違っても、どのセルが品番や数量かを読み取り、読み取った値と元のセルの位置を残します。
人が判断すること
マスタと合わない注文だけを確認し、取引先への問い合わせや登録の可否を判断します。
PoC で確かめること
- 主な取引先の注文書の書式で、品番・数量・納期を正しく読み取れるか
- 商品マスタとの照合ルール（旧品番、単位の違いなど）が実務と合っているか
- 受付の返信の文面と送信元が、社内のルールに合っているか