RPA のロボット管理台帳：15 項目の書き方とテンプレート

RPA のロボットが 10 体、20 体と増えてくると、どのロボットが何をしていて、誰が面倒を見ているのかがわからなくなります。作った人が異動したあとに止まり、初めて存在に気づくロボット、いわゆる「野良ロボット」です。

これを防ぐ基本の道具が、ロボット管理台帳です。すべてのロボットを 1 行ずつ、何をしているか、誰が責任を持つか、止まったらどうするかを書いた一覧です。この記事では、台帳に書く 15 項目と書き方、更新のタイミング、形だけにしないための運用のルールを解説します。記事の内容をそのまま使える Excel のテンプレートも用意しています。

ロボット管理台帳とは

ロボット管理台帳は、社内で動いているロボットの一覧です。1 体を 1 行にして、名前、動く周期、業務の内容、入力と出力、責任者、止まったときの対応などを記入します。

台帳があると、次のことができるようになります。

全体を把握する：いくつのロボットが、どの業務で、どのシステムを操作しているかがわかる
止まったときに動ける：誰に連絡し、どう代わりに処理するかがすぐわかる
引き継げる：担当者が替わっても、何を引き継げばよいかがわかる
説明できる：監査や内部統制の確認で、ロボットの管理状況を示せる

台帳に何を書くかには、公的な手本があります。金融情報システムセンター（FISC）は、金融機関向けの『RPA 導入にあたっての解説書』の検討資料（2019 年 12 月）で、ロボット名称や稼働周期から委託先、法令・規制の影響まで、40 を超えるロボット管理項目を挙げています。そのうえで、台帳はロボットの利用開始前までに作り、改修や担当者の変更のたびに内容を更新し、定期的に棚卸しする必要があるとしています。

自治体向けには、総務省の『自治体における RPA 導入ガイドブック』（2025 年 7 月）が、担当職員の異動でメンテナンスされずに放置されたロボットを「野良ロボット」と呼び、セキュリティ上のリスクにもなりかねないとしています。

この記事とテンプレートでは、FISC の管理項目から、業種を問わずどのロボットにも欠かせない 14 項目を選び、ロボットの状態を加えた 15 項目を使います。

台帳に書く 15 項目

項目	書くこと	記入例
ロボット名称	何をするロボットかがわかる名前。作った人や部署ではなく、業務で名付ける	受取請求書の登録
ロボット ID	社内で重ならない番号。RPA 製品のシナリオ名やファイル名と対応がつくようにする	RB-0012
稼働周期	いつ動くか。手動で起動するなら、その旨と起動する人	毎営業日 9:00
状態	稼働中・一時停止・停止・廃止	稼働中
稼動後続条件	このロボットの後に続く処理や、結果を受け取る業務	続けて「支払予定表の作成」が動く
業務内容	何を、どこから、どこへ。手順の要約を 2〜3 行で	取引先から届いた請求書 PDF を読み取り、会計システムに伝票を登録する
インプットデータ・アウトプットデータ	読むファイルや画面と、作るファイルや登録先	入力：共有フォルダの請求書 PDF／出力：会計システムの伝票
管理責任者・担当者	責任者と、実際に面倒を見る担当者の両方	責任者：経理部長／担当：経理部佐藤
委託先	作成や保守を外部に任せている場合の会社名と契約期間	なし
エラー時対応方針	止まったとき、誰が何をするか。手作業で代わりに処理する手順があるか	経理部が手入力で処理し、情シスに連絡する
業務における重要性	止まったときの影響の大きさ（高・中・低）と、その理由	高（月末の支払に影響）
顧客影響	社外の顧客や取引先に影響が出るか	なし
接続システム・アプリケーション名	操作する画面やシステムの名前。URL やバージョンも	会計システム（Web 版）、共有フォルダ
法令・規制の影響有無	誤った処理が法令や規制に関わるか	あり（会計・税務の記録）
ドキュメント類	手順書、設計書、引き継ぎ書の置き場所	共有フォルダ「RPA/RB-0012」

FISC の管理項目には、ほかにも稼働時間、利用開始日、更改履歴、業務フロー、取扱件数、導入前後の効果などがあります。金融機関のように厳密な管理が求められる場合は、これらを足して使います。

書くときのコツ

ロボット名称は業務で付ける：「佐藤さんのロボット 3」では、佐藤さんが異動したら意味を失います
責任者と担当者は必ず埋める：空欄の行は、野良ロボットの予備軍です。担当者が 1 人なら、もう 1 人を決めます
接続システムは具体的に：「会計システム」だけでなく、Web 版かデスクトップ版か、社外のサービスなら URL まで書くと、相手の画面が変わったときに影響するロボットをすぐ探せます
エラー時対応方針には、手作業での代わり方を書く：ロボットが直るまでの間、業務を止めないためです

更新するタイミング

台帳は作った時点から古くなり始めます。次のタイミングで更新すると決めておきます。

タイミング	見直す項目
ロボットを作ったとき・変えたとき	すべての項目。特に業務内容、入出力、接続システム、ドキュメント類
担当者が異動・退職するとき	管理責任者・担当者
操作する相手のシステムが変わるとき	接続システム、エラー時対応方針
ロボットを止めた・廃止したとき	状態、稼動後続条件
年に 1 回の棚卸し	業務における重要性、顧客影響、法令・規制の影響。実際に動いているロボットとの突き合わせ

変更の内容は、台帳とは別に変更履歴として残します。テンプレートには、日付、ロボット ID、変更の内容、変更した人、確認した人を記録するシートを付けています。

台帳を形だけにしない運用のルール

台帳を作っても、更新されなければすぐに実態と離れます。次のルールを決めておくと、続けやすくなります。

台帳に載っていないロボットは動かさない：新しく作るときは、台帳への記入を本番で動かす条件にする
変更を承認する人が、台帳の更新を確かめる：ロボットの変更と台帳の更新を、同じ手続きにする
異動の連絡で台帳を開く：人事異動の連絡を受けたら、その人が担当するロボットを台帳で探して担当を付け替える
管理ツールのデータと突き合わせる：RPA の管理サーバーにある実行の記録と台帳を年に 1 回比べ、台帳にないロボットや、台帳にあるのに動いていないロボットを見つける
項目を増やしすぎない：最初は 15 項目でも多ければ、名称、業務内容、責任者・担当者、接続システム、エラー時対応方針の 5 つから始め、後から足す

よくある失敗

最初に作って、それきりになる：導入プロジェクトの最後に作られ、その後の変更が反映されない
担当者の欄が個人名だけ：その人がいなくなると、責任の所在がわからなくなる
手順書が台帳とつながっていない：台帳から手順書の場所がたどれず、結局シナリオを開いて読み解くことになる
情報システム部門だけで作る：業務の重要性や、止まったときの代わり方は、業務部門でないとわからない

作った人がすでにいないロボットを台帳に載せるときの調べ方は「作った人がいない RPA ロボットの引き継ぎ方」で解説しています。

Excel テンプレート

この記事の 15 項目をそのまま使える Excel テンプレートを、資料ダウンロードのページから無料でダウンロードいただけます。

台帳のシート：15 項目、記入例、状態や重要性の選択肢つき
記入のしかたのシート：項目ごとの書くことと、見直すタイミング
変更履歴のシート

Kitewell なら台帳を書き出せる

Descarty の Kitewell では、すべてのワークフローを、FISC の管理項目に沿ったロボット管理台帳として Excel に書き出せます。名前、ID、稼働周期、状態、後続のワークフロー、業務内容、読み書きする Excel、接続するシステム、ワークフローについてのナレッジは、ワークフローの定義から自動で埋まります。管理責任者、委託先、エラー時対応方針、業務における重要性、顧客影響、法令・規制の影響のように人が決める欄は、空けたままにしてあります。

台帳を手で更新し続ける手間がなくなるため、変更のたびに台帳が古くなる問題が起きにくくなります。従来の RPA と AI RPA の違いは「RPA の課題」をご覧ください。

まとめ

ロボット管理台帳は、すべてのロボットを 1 行ずつ、何をしていて、誰が責任を持ち、止まったらどうするかを書いた一覧
FISC の管理項目から選んだ 15 項目を書く。特に、責任者と担当者、接続システム、エラー時対応方針は必ず埋める
作ったとき、変えたとき、異動のとき、相手のシステムが変わるとき、年 1 回の棚卸しで更新する
台帳に載っていないロボットは動かさない、変更の承認と台帳の更新を同じ手続きにする、といったルールで形だけにしない

出典

金融情報システムセンター（FISC）「RPA 導入にあたっての解説書」（2020 年 2 月発行）
FISC「RPA 導入にあたっての解説書【原案】」「ロボット管理項目一覧」（検討資料、2019 年 12 月）
総務省「自治体における RPA 導入ガイドブック」（2025 年 7 月）