顧問先からの月次資料の回収と督促
顧問先ごとの提出物をチェック表で管理し、届いたメールと添付を確かめて表を更新します。未提出の顧問先には、足りない資料に合わせた督促の文面を AI が下書きし、担当者が確認してから送ります。
現在の課題
毎月 10 日までに通帳のコピーや領収書、売上の一覧を出してもらう約束でも、期日までにそろうのは一部の顧問先だけです。担当者は誰から何が届いていないかを表で追い、電話やメールで何度も催促し、記帳と月次の報告が後ろにずれ込みます。
Kitewell でのワークフロー
- 顧問先ごとの提出物と期日を一括処理シートで管理自動
- 顧問先から届いたメールと添付ファイルを確かめ、シートを更新メール
- 足りない資料とこれまでのやり取りに合わせて、督促の文面を AI が下書きAI判定
- 担当者が文面を確認して送付を承認承認
- 督促を送り、送った日と回答の状況を記録メール
AI が担うこと
届いたメールの本文と添付ファイルの名前から、どの資料が届いたかを見分けます。足りない資料とこれまでの督促の回数を踏まえて、言い方を変えた督促の文面を下書きします。
人が判断すること
督促の言い方や、電話に切り替えるかどうかは、顧問先との関係をよく知る担当者が判断します。
PoC で確かめること
- 顧問先からのメールと添付ファイルを、どの資料かまで見分けられるか
- 督促の文面が、事務所の言葉づかいに合っているか
- 顧問先ごとの提出物と期日を、一括処理シートで無理なく管理できるか
この業務で PoC を相談する
貴社の業務と画面で、このワークフローが動くかを確かめます。